货币资金——现金
现金是通用的交换媒介,也是对其他资产计量的一般尺度。将现金转化为其他形式的资产一般来说是没有任何难度的。所以从流动性的角度来看,现金的流动性是最强的。
会计上的现金有狭义现金和广义现金之分。
狭义现金仅指库存现金,就是企业在保险柜或金库里面放的那些纸币和硬币。
广义的现金包括库存现金、银行存款以及其他可以普遍接受的流通手段,这些流通手段主要包括:银行本票、银行汇票、保付支票、个人支票、邮政汇票和旅行支票等等。
我们现在讨论的现金指的是狭义上的现金(即库存现金)。
现金作为货币资金的重要组成部分,有以下三个特征:货币性、通用性和流动性。
货币性没啥好说的,现金直接就是货币的一种,当然具有货币属性。
通用性也好理解,硬通货嘛,现金可以被企业直接用来支付各种费用或偿还各种债务等。
流动性是指现金的使用一般不受任何约定的限制,可以在一定范围内自由流动。现金是企业资产中流动性最强的货币性资产。流动性主要是指资产转换成现金或负债到期清偿所需的时间,亦指企业资源及负债接近现金的程度。
虽然现金看起来这么好用,流动性这么强,但是并不是所有业务场景都能使用现金来支付。毕竟企业要购建固定资产或购买原材料总不能拿麻袋装现金去买吧(不是)
现金的使用要遵循其使用范围的规定,我国政府颁布的《现金管理条例》就对现金的适用范围作了明确的规定,规定企业可以用现金办理结算的具体经济业务主要包含以下这几类:
(1) 职工工资、津贴
(2) 个人劳动报酬
(3) 根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金
(4) 各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出
(5) 向个人收购农副产品和其他物资的价款
(6) 出差人员必须随身携带的差旅费
(7) 结算起点以下的零星支出(结算起点为1000元)
(8) 中国人民银行确定需要支付现金的其他支出
对于不属于这些现金开支范围的业务应该通过银行办理转账来结算。
那么企业一般保留多少库存现金来满足日常的零星开销呢?这个也有规定。
企业的库存现金由银行根据企业的实际需要情况核定一个最高限额,这个最高限额一般满足企业3到5天的日常零星开支所需的现金。边远地区和交通不便的地区可多于5天,但最多不能超过15天的日常零星开支。
说了这么多,那现金在会计中怎么核算呢?
现金的序时核算
现金的序时核算是指根据现金的收支业务逐日逐笔地记录现金的增减及结存情况。它的方法是设置与登记库存现金日记账。
说简单点就是对每一天的每一笔现金收支记流水账。
库存现金日记账一般采用收入、付出及结存三栏式格式,每天结束时,出纳人员需要做好下面这几样工作:
(1) 在日记账上结出“本日收入”合计和“本日付出”合计,然后计算出本日余额,记入“结存”栏。
(2) 以库存现金日记账上的本日余额与库存现金的实有数核对,两者必须一致。
(3) 拿库存现金日记账上的本日余额与库存现金的限额来比较,如果超过限额,要及时存入银行,差的比较多的话,可以向银行提取,以保证日常开销。
现金的总分类核算
企业发生现金的收付业务,必须取得或填制原始凭证,作为收付款的书面证明。
收款凭证和付款凭证是用于现金和银行存款收付业务核算的依据。为了避免填制凭证和记账的重复,在实际工作中,对于从银行提取现金,或将现金存入银行时,应按照收付款业务涉及的贷方科目填制记账凭证。
例如,从银行提取现金时,我们的会计分录是记为:
借:库存现金
贷:银行存款
那我们只需要填制银行存款付款凭证,而不再填制现金收款凭证。
同理,将现金存入银行时,会计分录记为:
借:银行存款
贷:库存现金
那我们只需要填制现金付款凭证,不再填制银行存款收款凭证。
至于科目,需要设置“库存现金”科目来核算,该科目的借方登记现金收入数(现金的增加),贷方登记现金的付出数(现金的减少),余额在借方,反映库存现金的实有数。
理论上来讲,在记账的时候要根据上面说的这些付款收款凭证来逐笔登记,不过在现金收付业务比较多的情况下,这么做的工作量太大了,所以,在实际工作中,一般是把现金收付款凭证按照对方科目进行归类,定期(10天或半个月)填制汇总收付款凭证,再来据此登记库存现金总账科目。
例1,公司A在6月5日发生如下现金收入业务:收到零星销售收入565元(其中应交增值税65元),收到职工张三应缴款项300元。
现金汇总收款凭证的编制如下:
借:库存现金 865
贷:主营业务收入 500
应交税费-应交增值税 65
其他应收款 300
例2,公司A6月8日发生如下现金支出业务:支付职工李四差旅费600元,购买办公用品支出现金200元,发放职工工资65800元,现金送存银行1200元。
这里的贷方只有一个,即库存现金,这个应该很简单,没啥问题。借方的话,买办公用品属于管理费用,发工资属于应付职工薪酬,送存银行属于银行存款这几个都没什么疑问,之前都讲过了。
就是这个差旅费,如果按我们之前讲过的来说的话,应该记入“管理费用”科目。这里我们把它放在一个新的科目“备用金”里面。备用金接下来马上讲,先把这笔业务的分录说完。现金汇总付款凭证编制如下:
借:备用金 600
管理费用 200
应付职工薪酬 65800
银行存款 1200
贷:库存现金 67800
备用金的核算
备用金是指企业预付给职工和内部有关单位用作差旅费、零星采购和零星开支,事后需要报销的款项。
备用金业务在企业日常的现金收支业务中占有很大的比重。对于备用金的预借、使用和报销,一般分三个步骤来处理:
第一,职工预借备用金时,先填写“借款单”,说明借款的用途和金额,经领导批准后才能领取。
第二,职工预借的备用金数额应根据实际需要确定,数额较大的借款,应以信汇和电汇的方式解决,防止携带过多的现金。
第三,职工使用备用金办完事后,要在规定期限内到财会部门报销,剩余的备用金(如有)及时交回。
备用金的总分类核算,应设置“其他应收款”科目,它是一个资产类科目,用来核算企业除应收票据、应收账款、预付账款以外的其他各种应收、暂付款项,包括各种赔款、罚款、存储保证金、备用金、应向职工收取的各种垫付款项等。
在备用金数额较大或业务较多的企业中,可以将备用金业务从“其他应收款”科目中划分出来,单独设置“备用金”科目进行核算。
备用金的管理办法一般有两种,一是随借随用,用后报销制度,适用于不经常使用备用金的单位和个人;二是定额备用金制度,适用于经常使用备用金的单位和个人。
下面分别举个例子说明一下。
1. 随借随用、用后报销制度的业务示例
例1,公司行政管理部门的职工张三,因公出差预借备用金350元,实际支出200元,经审核应予以报销,剩下的现金150元交回财会部门。
预借时:
借:备用金——张三 350
贷:库存现金 350
报销时:
借:管理费用 200
贷:备用金——张三 200
剩余现金归还财会部门时:
借:库存现金 150
贷:备用金——张三 150
例2,公司行政管理部门职工李四,因公出差预借备用金800元,实际支出960元,经审核予以报销。
预借时:
借:备用金——李四 800
贷:库存现金 800
报销时:
借:管理费用 960
贷:备用金——李四 960
自己多掏的160现金:
借:备用金——李四 160
贷:库存现金 160
2. 定额备用金制度业务示例
例3,公司对供应部门施行定额备用金制度,根据核定的定额,付给定额备用金2000元。
借:备用金——供应部门 2000
贷:库存现金 2000
例4,供应部门在一段时间内共发生备用金支出1600元,持开支凭证到会计部门报销。会计部门审核以后付给现金,补足定额。
借:管理费用 1600
贷:库存现金 1600
现金的清查
最后来看看现金的清查。怎么清查?当然是直接清点现金实物了。而且得定期不定期地进行清查。
对于现金清查中发现账实不符的,通过“待处理财产损益——待处理流动资产损益”科目进行核算。
如果现金清查中发现比实际数少了,应按短缺的金额:
借:待处理财产损益——待处理流动资产损益
贷:库存现金
如果发现溢余的现金,应按溢余的金额:
借:库存现金
贷:待处理财产损益——待处理流动资产损益
然后,等查明原因后,再按如下要求处理:
(1) 如为现金短缺。
属于应由责任人赔偿的部分:
借:其他应收款——应收现金短缺